Всеки работодател е длъжен да проверява дали служителите му имат законно право да работят. Ако работодателят знае, че лицето няма право да работи, той може да бъде санкциониран, като размерът на санкциите стига до £60 000. Освен това на работодателят могат да бъдат наложени и други наказателни мерки, в това число и закриване на фирмата му.
Ако работодателят извърши проверките, посочени в упътването на Министерството на вътрешните работи (Home Office) и в практическите кодекси, той ще има т.нар. statutory excuse или законово оправдание за освобождаване от отговорност, в случай че се установи, че е наел лице, което няма законно право да работи в Обединеното кралство.
С други думи, когато проверката за право на работа е била извършена правилно и преди наемането на работника, ако впоследствие Home Office установи, че работодателят е наел лице, което няма право да извършва въпросната работа, тогава работодателят не следва да бъде санкциониран заради въпросния нелегален работник.
Кога трябва да се извърши проверка за правото на труд?
Работодателите трябва да проверят правото на труд на всеки служител, преди лицето да започне работа при тях. Това може да стане на етапа на интервюто или преди първия работен ден на лицето и включва проверка на самоличността, гражданството и, ако е приложимо, валидността на визата на лицето, като се гарантира, че тя позволява на лицето да работи на предложената длъжност.
Извършването на проверка на правото на работа е важна част от процеса на наемане на работа за всички работодатели, особено за тези, които наемат квалифицирани работници и такива, които имат визи. По-долу е представено подробно упътване стъпка по стъпка, за да се гарантира спазването на указанията на Home Office.
Видове проверки на правото на труд
Съществуват няколко начина, по които работодателят може да провери правото на труд на работника. Процесът зависи от имиграционния статут на работника.
Единият вид проверка включва ръчна проверка от страна на работодателя, като се използват оригинални документи в присъствието на притежателя им. Този вид проверка може да бъде извършена по отношение на служители от всички националности, но зависи от вида на документа, на който лицето разчита, за да установи правото си на работа.
За британски и ирландски служители работодателите могат да използват и технологична проверка на самоличността чрез валидиране на документи за самоличност, ако са се регистрирали за тази услуга при надежден доставчик на услуги за удостоверяване на самоличност.
Работодателите могат също така да проверят валидността на визата на работника чрез онлайн услугата за проверка на Home Office . Този вид проверка трябва да бъде извършена за определени работници, както е обяснено по-долу.
При други обстоятелства работодателите може да не са в състояние да използват онлайн услугата и вместо това да използват услугата employer checking service на Home Office.
Извършване на ръчна проверка на правото на труд
Основният процес при ръчните проверки включва няколко стъпки.
Работодателят трябва да се срещне с лицето лично или чрез видео връзка и да прегледа оригиналните му документи, които трябва да са от списък А или Б на приемливите документи в приложение А от упътването за работодатели за проверки на правото на труд. Документите ще варират в зависимост от обстоятелствата на лицето и могат да включват паспорт, удостоверение за раждане, удостоверение за натурализация или регистрация като британски гражданин.
Работодателят трябва да провери дали документите са истински и неподправени, както и дали снимката отговаря на външния вид на лицето, което представя документа.
Ако кандидатът не е британски или ирландски гражданин, работодателят трябва да провери и:
- дали датите на правото на кандидата да работи в Обединеното кралство не са изтекли
- дали кандидатът има разрешение за извършване на вида работа, за която е нает (включително всяко ограничение за броя на часовете, които може да работи, напр. в случай на притежатели на студентска виза)
- за студентите работодателят трябва да види и доказателства за времето на обучение и ваканциите им, тъй като това ще определи колко часа може да работи студентът
Трябва да се направят ясни копия на документа(ите), като се гарантира, че данните на притежателя, както и всички дати на изтичане на валидността, биометрични данни и имиграционни разрешения са включени в копието.
След това работодателят трябва ясно да отбележи датата, на която е извършена проверката. Това може да стане чрез отбелязване на датата върху копието или чрез отделен документ, който може да бъде показан на Home Office при поискване. Работодателят трябва да гарантира, че копията се съхраняват на сигурно място за целия период на работа и за две години след напускането на работника.
Използване на технология за валидиране на идентификационни документи чрез доставчик на услуги за удостоверяване на самоличност
Проверката на самоличността чрез технологията за валидиране на документи за самоличност може да се използва като проверка на правото на работа само за британски и ирландски граждани, които притежават валиден паспорт (включително ирландски паспортни карти). Процесът включва получаване на доказателство за самоличност на потенциалния служител, проверка дали то е валидно и дали принадлежи на лицето, което го представя.
Доставчиците на услуги за установяване на самоличност действат от името на работодателя, за да предоставят услуги за проверка на самоличността, като използват технология за валидиране на документи за самоличност.
Правото на работа, потвърдено с помощта на доставчик на услуги за установяване на самоличност, ще осигури на работодателя законово основание за освобождаване от отговорност – т. нар. statutory excuse. Отговорност на работодателя е да получи доказателство извършената технологична проверка за валидиране на документи за самоличност от доставчика на тази услуга. Работодателят ще има statutory excuse само ако доставчикът на тези услуги е извършил проверките си в съответствие с указанията на Home Office.
Извършване на онлайн проверка на правото на работа в Home Office
От 6 април 2022 г. работодателите трябва да извършват онлайн проверка, когато лицето притежава биометрична карта за пребиваване, биометрично разрешение за пребиваване или разрешение за пограничен работник; физическите документи вече не могат да се използват като доказателство за право на работа.
Работодателите трябва да поискат от служителите си да им предоставят т.нар. шер код (share code). Този код трябва да се използва при извършване на онлайн проверката за право на работа.
Онлайн услугата на Home Office за проверка на правото на работа включва следните стъпки:
- Получаване на share code на кандидата.
- Използвайте кода и датата на раждане на лицето, за да проверите статуса му на право на работа чрез онлайн системата.
- Проверете резултата от онлайн проверката и данните, посочени в генерираната страница на профила.
- Уверете се, че снимката в онлайн проверката за право на работа е на лицето, което се явява за работата.
- Съхранявайте копие от създадения документ и всички бележки от проверката по сигурен начин (електронно или на хартиен носител), като доказателство, че проверката е била извършена, за периода на наемане на работа и за две години след това.
Кога да се обърнете към службата за проверка за работодатели на Home Office, за да проверите правото на работа
Работодателите трябва да поискат от Home Office да провери статуса на работника чрез службата за проверка за работодатели , ако работникът не може да представи доказателства за валидна виза или share code. Това може да се дължи на факта, че работникът:
- има отказано обжалване, преразглеждане или заявление в Home Office; или
- е пристигнал в Обединеното кралство преди 1988 г. и не разполага с документи, доказващи имиграционния му статут или правото му да работи; или
- има дигитално или обикновено удостоверение за кандидатстване или регистрационна карта за кандидатстване.
Когато използва тази услуга, работодателят ще трябва да предостави личните данни на работника и референтния или идентификационния номер на случая, ако има такъв. Работодателят също така ще трябва да види оригиналната регистрационна карта на работника или удостоверението за кандидатстване, ако проверява именно това.
Ако работникът има право на работа, Home Office ще издаде известие за положителна проверка, за да потвърди, че работникът има право на работа, което ще даде на работодателя statutory excuse за ограничен период от време. Работодателят трябва да съхранява този документ в случай, че бъде установено, че наема нелегални работници.
Последващата проверка трябва да бъде извършена преди изтичането на statutory excuse, дадено с уведомлението за положителна проверка. При условие че работодателят е получил известие за положителна проверка от службата за проверка за работодатели, той ще продължи да има statutory excuse за срока, посочен в известието за положителна проверка, освен ако не узнае, че наетото лице работи незаконно в рамките на този шестмесечен период и въпреки това продължи да го наема.
Кога да се извършват последващи проверки за правото на работа
Когато работник има ограничено във времето право на работа и ще продължи да работи на работното си място, работодателите трябва да извършат последваща проверка.
Работодателите трябва да се уверят, че следят датите на изтичане на визите и да планират напомняния за последващи проверки, ако е необходимо. Работодателите следва да извършат последваща проверка на правото на работа на или преди датата, на която изтича разрешението на работника.
Ако работникът не е в състояние да представи доказателства, че има продължаващо разрешение за работа, когато работодателят извършва последваща проверка на правото на работа, това не означава непременно, че той вече няма право да работи. Ако работникът е подал навреме заявление за удължаване на визата си, той ще се възползва от section 3C leave, докато заявлението му се разглежда, и може да продължи да работи за работодателя си.
Работодателят трябва да предостави на своя работник разумна възможност да докаже, че продължава да има право на работа. Ако не може да потвърди правото на работа на служителя чрез използване на шер код или ръчно, използвайки оригинални документи на хартиен носител, работодателят може да се свърже със службата за проверка за работодатели, за да потвърди правото му на работа.
Заключение
Извършването на задълбочена проверка на правото на работа на всички работници, включително на притежателите на визи, е от съществено значение за спазването на имиграционните закони на Обединеното кралство. Последните данни относно спазването на изискванията на Home Office показват, че е налице значително увеличение на броя на спрените и отнети спонсорски лицензи в сравнение с предходните години, което работодателите трябва да отбележат. Като гарантират, че проверките за право на работа се извършват навреме и правилно, работодателите могат да защитят бизнеса си от потенциални санкции и да гарантират, че наемат отговарящи на законовите изисквания работници.
Ако се нуждаете от съдействие по имиграционен въпрос, нашият имиграционен съветник, Атанас Чиков, може да ви помогне. Той е лицензиран от OISC като level 1 Immigration advisor и услугите, които предлага, се извършват професионално.
Ако искате да научите какви са плюсовете да използвате имиграционен съветник, гледайте нашето видео.
Експертна консултация по имиграционни въпроси при Атанас Чиков може да поръчате за определен ден и час като кликнете на бутона ТУК.
